Direct Services специализира в модерно управление на архиви и ние можем бързо и лесно да съживим вашите архиви!

Процесът е следния: Наш екип работи на място, където съхранявате архивите си в момента. Всички архиви се описват, сортират и подреждат. Вече подредените документи се сканират на високопроизводителни скенери. Разполагаме с всички необходими видове скенери, за да сканираме различни по вид и формат документи. Сканираните документи се подреждат прилежно в архивни кашони и могат да бъдат изнесени от вашите офис сгради и поверени на сигурно съхранение в нашите специализирани архивни помещения. Веднъж сканирани, оригиналните документи се налага да бъдат представяни изключително рядко, но при нужда, предлагаме доставка на оригиналните документи до вашия офис.

Следващата стъпка е подготовката на масивите от файлове и данни за работа със специализираната ни програма, или интеграция във ваша документооборотна система, ако ползвате такава. Задават се ключови думи, наричани още индекси, към всеки един документ, по които в последствие той се търси. С изградения електронен архив се работи бързо, лесно и от всяка точка на света, посредством уеб-базираната версия на системата. Търсенето на документи става след като въведете критериите, на които искате да отговарят резултатите. Например търсим всички върнати пратки, чиито получатели са отказали да ги получат. Или пък търсим конкретна товарителница, чиято баркод знаем, но искаме да разберем статуса ѝ и дали пратката е успешно доставена. Естеството на документите във вашия архив не е от значение.

Независимо дали архивът е с търговска информация, финансова или техническа, ключовите думи и критериите за търсене определяте вие. След като откриете търсеният документ или група от документи, можете да ги разглеждате, принтирате, изпратите по имейл или запазите на вашия компютър. Разбира се, необходимо е съответния потребител да има права за всяка една от тези операции и благодарение на силно развитата правова администрация на системата, администраторите могат лесно да делегират права на различните потребители, за достъп до определени части от архива, както и за определени действия с документите.

Системата на Direct Services за създаване и управление на електронни архиви е решение, което увеличава производителността и чувствително намалява оперативните Ви разходи.